Как написать гарантийное письмо

Что такое гарантийное письмо

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Сведения об отправителе.
  8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Содержание

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Как написать гарантийное письмо

Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:

  • номер и дата исходящего документа;
  • получатель письма (адресат) — название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
  • наименование документа — заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
  • текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
    — Гарантируем.
    — Настоящим письмом гарантируем.
    — Компания «Х» гарантирует.
    — Своевременную и полную оплату гарантируем.
    — Настоящим гарантируем.
    Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату — прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
  • подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образцы и шаблоны гарантийного письма

Образец гарантийного письма

Исх. № 190913-1

от «19» сентября 2013 г. Директору
ООО «Транстрой»
А.В. Куйбышеву

ООО «Экспедиция», ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее — Договор), заключенного с ООО «Транстрой», настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.

Директор ООО «Экспедиция» Ермаков О.И. Ермаков

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

Гарантийное письмо — одна из форм деловой переписки между юридическими лицами, подтверждающая наличие обязательств одной стороны перед другой, когда недостаточно обычных договоренностей.

Обязательства могут возникнуть при заключении сделок купли-продажи, при отгрузке продукции, осуществлении подрядных работ и проч.

Нормативных актов, регулирующих форму гарантийного письма, не существует, поэтому требования к нему те же, что и к оформлению других видов деловой корреспонденции.

Следует помнить, что гарантийное письмо — это не коммерческий документ, а одна из форм деловой переписки, в письменной форме подтверждающая обязательства сторон. При его оформлении следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства.

Гарантийное письмо сродни договору, поэтому приобретает юридическую силу только при правильном составлении.

Подробнее о видах гарантийных писем, правилах их составления расскажет данная публикация. В качестве примеров будут рассмотрены некоторые из них.

Какие бывают письма

В зависимости от цели составления гарантийные письма подразделяются на следующие разновидности:

  • о предоставлении нежилого помещения в аренду (организация должна находиться по юридическому адресу, то есть по месту регистрации);

  • об оплате задолженности (письмо содержит намерение отвечать по финансовым обязательствам в полном объеме без просрочек и задержек или погашать долг согласно графику);

  • об обязательствах по договору (данная бумага гарантирует оплату товаров или услуг в определенные сроки, выполнение каких-либо работ, подтверждает качество товара по ГОСТу и другим стандартам);

  • о приеме на работу (гарантирует прием на работу и оплату согласно штатному расписанию).

Этот документ необходим иностранному специалисту для трудоустройства в нашей стране и получения визы, а также студенту во время стажировки.

Последний вид гарантийных писем также очень востребован и требуется повсеместно.

Так, в некоторых учебных заведениях дипломы об окончании выдаются только после предоставления справки о трудоустройстве. Освободившимся заключенным необходимо отчитываться о приеме на работу перед надзорными органами. Иностранные сотрудники доставляют гарантийное письмо в миграционную службу.

Как оформляются и что содержат

Поскольку конкретной формы гарантийного письма, которая предусмотрена законом, нет, оно должно соответствовать общим рекомендациям:

  • стиль написания – официально-деловой, так как это документ;
  • краткое, четкое и конкретное изложение сути вопроса;
  • понятное и простое содержание документа;
  • грамотное оформление без орфографических и синтаксических ошибок.

Гарантийное письмо от имени юридического лица заполняется на бланке учреждения и обязательно содержит нужные реквизиты.

На фирменном бланке обязательно ставится штамп, указываются название организации и форма собственности. В верхнем правом углу указываются реквизиты адресата.

Гарантийное письмо следует обязательно регистрировать в журнале исходящих документов.

В нем должны быть указаны следующие реквизиты:

  • кому адресовано, от кого отправлено;
  • контакты и адреса сторон;
  • исходящий номер, срок отправления;
  • кто и что гарантирует, сроки;
  • ФИО, должность подписавшего письмо лица;
  • доверенность, сведения о доверенном лице, заверенные печатью организации;
  • контакты, данные исполнителя;
  • ОГРН и ИНН организации.

Оформляется гарантийное письмо на листе формата А4, печатается на фирменном бланке, подписывается ответственными лицами и скрепляется печатью.

Все страницы должны быть сшиты как один документ и оформлены опечатывающей наклейкой с подписью, печатью и указанием количества прошитых страниц. Если оно не прошито, страницы необходимо пронумеровать и на каждой поставить подпись ответственного лица.

Если гарантийное письмо составлял индивидуальный предприниматель, к документу прилагаются копии всех страниц листа записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Значение и сила гарантийных обязательств

Гарантийное письмо является одним из способов заключения договора.

Это значит, что автор письма вносит предложение по тому или иному вопросу, четко декларируя свои намерения.

Предложение обязательно содержит предмет договора (оферта – товар, услугу, виды работ), описанный конкретно и подробно. Кроме того, в гарантийном письме указываются сроки предоставления перечисленных услуг.

Ответ лица, которому было направлено предложение, является второй частью договора. К нему требования не так строги. Он может быть развернутым или однозначным (согласие или несогласие с предложенными условиями).

Однако в любом случае все деловые письма должны иметь подлинные подписи, в противном случае документ не имеет юридической силы.

Если ответ отзывается, сделать это надо быстро, пока не совершено какого-либо действия.

Особого внимания заслуживают гарантийные письма, касающиеся финансовых обязательств, так как они составляют немалую долю исходящей документации предприятий.

Бывают случаи, когда выполнить условия соглашения или своевременно рассчитаться нет возможности.

Поэтому надо обязательно предупредить партнера о возникновении непредвиденных обстоятельств и попросить его отодвинуть срок платежа.

Сделать это лучше в форме гарантийное письма с указанием реквизитов участников договора и платежных обязательств по нему.

При этом обязательно указывается процент за просрочку, в противном случае по умолчанию будут начисляться 0,036% от суммы ежедневно.

Кроме того, надо описать причину, по которой срок обязательств должен быть перенесен.

Такой вид гарантийного письма должен содержать прошение не применять штрафные санкции или согласие выплатить неустойку. В конце документа следует указать срок полного расчета.

Если вышеупомянутая форма не допускается, следует оформлять извещение в порядке, предусмотренном статьей 450 Гражданского кодекса РФ («Основания изменения и расторжения договора»).

Извещение составляется и в случае, если денежные средства не перечислены заказчику или появился новый ассортимент товара.

Делая вывод вышесказанному, можно отметить плюсы и минусы гарантийных писем.

К недостаткам гарантийного письма относится его малый объем, который не позволяет подробно о писать условия гарантийных обязательств, определить полностью все права и обязанности сторон, меру их ответственности друг перед другом.

Не оговаривается и сама п роцедура предоставления услуг, в связи с чем не исключаются конфликтные ситуации, разрешать которые приходится в суде.

Несмотря на перечисленные недостатки, к положительным моментам относится то, что г арантийное письмо м ожно не оформлять как договор, так как оно имеет достаточную юридическую силу п ри соблюдении требований к его оформлению.

При рассматривании судебных исков письмо принимается наравне с договором.

Источники: http://goscontract.info/shablony-dokumentov/kak-napisat-garantiynoe-pismo-na-oplatu, http://working-papers.ru/garantijnoe-pismo-wablon.html, http://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/dogovornye-otnosheniya/obrazec-garantijnogo-pisma.html

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *